Povinnosti zadavatele při přezkumu veřejné zakázky

Ačkoliv povinnosti spojené s doručováním dokumentace o veřejné zakázce Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen „Úřad") nejsou v českém právním řádu nijak nové a jsou prakticky v nezměněné podobě jeho trvalou součástí již od 1. 1. 2014 od nabytí účinnosti zákona č. 341/2013 Sb., kterým byl změněn zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, Úřad se stále setkává s tím, že někteří zadavatelé stále nemají jasno jakým způsobem a v jaké podobě mají dokumentaci o veřejné zakázce v souvislosti s přezkumem vedeným Úřadem předkládat, tj. jak splnit své povinnosti vůči Úřadu. Protože naším společným cílem je rychlý, efektivní a bezproblémový průběh komunikace, považujeme za vhodné uvést základní východiska správného postupu dle předmětných ustanovení. S účinností od 16. 7. 2023 došlo v zákoně č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ"), k některým změnám.

ZADAVATEL JE POVINEN ZASLAT ÚOHS DOKUMENTACI O ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ

ZZVZ stanoví v § 252 odst. 1 povinnost zaslat Úřadu dokumentaci o zadávacím řízení nebo soutěži o návrh, společně s vyjádřením zadavatele do 10 dnů od doručení návrhu na zahájení správního řízení. V § 252 odst. 3 pak ZZVZ stanoví, že zadávací dokumentaci vyjma netextové části zadávací dokumentace nebo soutěže o návrh, je zadavatel povinen odeslat Úřadu výhradně prostřednictvím datové schránky nebo jako datovou zprávu podepsanou uznávaným elektronickým podpisem. V § 252 odst. 4 pak ZZVZ stanoví, že části dokumentace
o zadávacím řízení nebo soutěži o návrh neuvedené v odstavci 3 a netextovou část zadávací dokumentace nebo soutěže o návrh je zadavatel povinen odeslat Úřadu v listinné podobě, prostřednictvím datové schránky nebo jako datovou zprávu podepsanou uznávaným elektronickým podpisem.

V případě návrhu na uložení zákazu plnění smlouvy ZZVZ v § 254 odst. 5 mj. stanoví, že zadavatel do 10 dnů od doručení návrhu zašle Úřadu všechny dokumenty obsahující zadávací podmínky a dokumentaci o zadávacím řízení.

Ustanovení § 258 ZZVZ stanoví obdobné povinnosti zadavateli i pro případy předcházející zahájení správního řízení [tj. například šetření podnětu podaného k Úřadu podle § 42 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád")] s tím, že je odlišně upraven okamžik rozhodný pro určení počátku běhu lhůty pro splnění povinnosti odeslat dokumentaci (do 10 dnů ode dne doručení výzvy Úřadu).

Odpověď na otázku, co tvoří dokumentaci o zadávacím řízení, dává ustanovení § 216 odst. 1 ZZVZ. Podle tohoto ustanovení dokumentaci o zadávacím řízení tvoří všechny dokumenty v listinné nebo elektronické podobě a výstupy z ústní komunikace, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje ZZVZ, včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů.

Zadávací dokumentace je rovněž součástí dokumentace o zadávacím řízení, avšak pro její předkládání Úřadu v případě, kdy je napaden u Úřadu postup zadavatele podle ZZVZ platí odlišné pravidlo. Zadávací dokumentaci vyjma netextové části zadávací dokumentace nebo soutěže o návrh je zadavatel povinen odeslat Úřadu výhradně prostřednictvím datové schránky nebo jako datovou zprávu podepsanou uznávaným elektronickým podpisem.

U netextové části zadávací dokumentace, jako je např. projektová dokumentace, by mohlo být někdy velmi obtížné a finančně náročné pro zadavatele tuto dokumentaci převést do elektronické podoby tak, aby s ní bylo možno efektivně nakládat ve správním řízení. Netextovou část zadávací dokumentace je proto možno předložit Úřadu i v listinné podobě.

Podle § 262a odst. 1 ZZVZ (od 16. 7. 2023 na základě novely provedené zákonem č. 166/2023 Sb.) stanoví-li tento zákon zadavateli povinnost odeslat Úřadu dokumentaci o zadávacím řízení nebo soutěži o návrh, platí, že tato povinnost je ve vztahu k dokumentům a informacím uloženým v certifikovaném elektronickém nástroji splněna i tehdy, pokud zadavatel zajistí Úřadu k těmto dokumentům a informacím přístup, a to po celou dobu až do pravomocného skončení správního řízení nebo do doručení sdělení, že Úřad správní řízení zahajovat nebude. Zadavateli je tak umožněn další způsob, jakým splní zákonnou povinnost (dle § 252 odst. 1, § 254 odst. 5 nebo § 258 odst. 1 ZZVZ) v podobě odeslání dokumentace o zadávacím řízení Úřadu; tento způsob lze zadavatelům doporučit.

Nicméně ve vztahu k vyjádření zadavatele a k částem dokumentace o zadávacím řízení nebo soutěži o návrh, které zadavatel Úřadu nezpřístupní podle ustanovení § 262a odst. 1 ZZVZ prostřednictvím certifikovaného elektronického nástroje, má zadavatel povinnost je zaslat Úřadu podle pravidel stanovených v § 252 odst. 3 a 4, § 254 odst. 5 nebo § 258 odst. 1 ZZVZ.

Úřad rovněž zadavatele upozorňuje, že pokud využije zpřístupnění dokumentace o zadávacím řízení Úřadu v rámci certifikovaného elektronického nástroje:

• nesmí za tím účelem sdílet s Úřadem své vlastní přihlašovací údaje
• a bude v průběhu přezkumného řízení informovat Úřad o nových dokumentech, které pořídil v průběhu přezkumného řízení, není žádoucí, aby tyto dokumenty současně zasílal do datové schránky, a zasílal Úřadu opětovně přihlašovací údaje.

Nevyužije-li zadavatel postup podle § 262a odst. 1 ZZVZ v případě zadávání veřejné zakázky prostřednictvím elektronického nástroje, zašle Úřadu též výstupy ze systému elektronického nástroje obsahující přehled všech úkonů a veškeré komunikace učiněné při zadávání veřejné zakázky včetně času provedení těchto úkonů a komunikace a včetně času odeslání a doručení veškerých dokumentů zasílaných prostřednictvím elektronického nástroje, a to ve lhůtě podle § 252 odst. 1 ZZVZ.

E-mailovou komunikaci lze zaslat Úřadu například formou elektronické pošty podepsané uznávaným elektronickým podpisem na e-mailovou adresu posta@uohs.cz.

Není vyloučeno, aby zadavatel dokumentaci o zadávacím řízení nebo soutěži o návrh Úřadu zaslal nebo předal na technickém nosiči (CD, DVD, USB flash disk), ovšem i v takovém případě musí být textová část zadávací dokumentace nebo soutěžních podmínek odeslána Úřadu prostřednictvím datové schránky nebo jako datová zpráva podepsaná uznávaným elektronickým podpisem (nebo zpřístupněna v certifikovaném elektronickém nástroji). Technický nosič dat lze zaslat nebo předat v úředních hodinách na podatelně Úřadu, tř. Kpt. Jaroše 7, 604 55 Brno. Úřad upozorňuje, že pro zaslání dokumentů na technickém nosiči dat platí, že je možné zaslat/předat pouze formáty elektronických dokumentů uvedené v příloze č. 3 vyhlášky č.194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, v platném znění.

NEODESLÁNÍ DOKUMENTACE O ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ ÚOHS JE PŘESTUPKEM, ZA JEHOŽ SPÁCHÁNÍ HROZÍ ZADAVATELI POKUTA AŽ 1 000 000 KČ

ZZVZ v § 268 odst. 1 písm. g) považuje za přestupek zadavatele nesplnění některé z povinností podle § 252
odst. 1, 3 nebo 4, § 254 odst. 5 nebo 6 nebo § 258 odst. 1. ZZVZ. Podle § 268 odst. 2 ZZVZ může být zadavateli za spáchání přestupku podle § 268 odstavec 1 písm. g) uložena pokuta až do výše 1 000 000 Kč.

JAK ZASÍLAT ÚOHS DOKUMENTACI O ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ DATOVOU ZPRÁVOU (DO DATOVÉ SCHRÁNKY ÚŘADU NEBO DO E-MAILOVÉ SCHRÁNKY ÚŘADU)

V rámci zachování principu dobré správy Úřad upozorňuje, že datovou zprávou, jak do datové schránky,
tak do e-mailové schránky, je možné zaslat pouze formáty elektronických dokumentů uvedené v příloze
č. 3 vyhlášky č.194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, v platném znění.

Zadavatelé občas činí i dotaz, jak postupovat v případě dokumentace o zadávacím řízení nebo soutěži o návrh, která zahrnuje rozsáhlé dokumenty či nabídky, kdy jejich velikost v souhrnu přesahuje maximální přípustnou velikost datové zprávy, která v případě datové zprávy zasílané do datové schránky i v případě datové zprávy zasílané do e-mailové schránky činí 20 MB. Zde Úřad uvádí, že je zcela v souladu se ZZVZ, bude-li v takovém případě dokumentace zaslána Úřadu ve více datových zprávách. Uvedenou situaci lze řešit i zasláním/předáním dokumentace nebo její části na technickém nosiči (CD, DVD, USB flash disk), ovšem i v takovém případě musí být textová část zadávací dokumentace nebo soutěžních podmínek odeslána Úřadu prostřednictvím datové schránky nebo jako datová zpráva podepsaná uznávaným elektronickým podpisem (nebo zpřístupněna v certifikovaném elektronickém nástroji). Technický nosič dat lze zaslat nebo předat v úředních hodinách na podatelně Úřadu, tř. Kpt. Jaroše 7, 604 55 Brno. Úřad upozorňuje, že i pro zaslání dokumentů na technickém nosiči dat platí, že je možné zaslat/předat pouze formáty elektronických dokumentů uvedené v příloze č. 3 vyhlášky č.194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, v platném znění.

JAK ZASÍLAT ÚOHS DOKUMENTY OBDOBNÉHO OBSAHU JAKO JE DOKUMENTACE O ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ VZTAHUJÍCÍ SE K POSTUPU ZADAVATELE

Nepořizuje-li zadavatel dokumentaci o zadávacím řízení, lze stejnými způsoby jako dokumentaci o zadávacím řízení Úřadu zaslat, případně předat na podatelně nebo zpřístupnit v certifikovaném el. nástroji, rovněž dokumenty obdobného obsahu vztahující se k postupu zadavatele, který je předmětem dozoru.